Autorzy:
Bartosz Janc – Prezes Zarządu
Wojciech Nawrocki – Członek Zarządu
METROPOLIS Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o.

Przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą na terenie Polski, chcąc skorzystać z unijnego dofinansowania planowanej przez siebie inwestycji, musi najpierw posiąść odpowiednią wiedzę. Zakres informacji, w posiadanie których musi wejść, przyszły beneficjent unijnego dofinansowania działań inwestycyjnych jest bardzo szeroki. Obejmuje on między innymi znajomość aktów prawnych, tak unijnych, jak i krajowych (rozporządzeń Komisji Europejskiej oraz ustaw wprowadzających programy operacyjne, a także aktów wykonawczych), różnego rodzaju wytycznych i instrukcji, a także specjalistycznej wiedzy ekonomicznej pozwalającej na zaprezentowanie projektu od strony finansowej.
Jeśli chodzi o dwie pierwsze kwestie, to tu częściowo z pomocą przychodzą same instytucje odpowiedzialne za wdrażanie programów unijnych, które na swoich stronach internetowych publikują niezbędną dokumentację. W przypadku prezentacji firmy i projektu od strony finansowej niezbędna jest pomoc odpowiedniego specjalisty. Niestety, w tej roli nie sprawdzi się raczej nasza księgowa.
Chcąc zatem zasięgnąć sekretnej wiedzy na temat dotacji możemy odwołać się do jednego z następujących źródeł:
1. Serwisy internetowe instytucji wdrażających programy unijne.
2. Punkty konsultacyjne lub informacyjne przy instytucjach finansujących.
3. Specjalistyczne firmy doradcze.

Powyższy układ w zasadzie systematyzuje wymienione źródła pod względem stopnia skomplikowania w dotarciu do informacji. Jeżeli zatem przedsiębiorca planuje samodzielnie zgłębić tematykę dotacji ma do dyspozycji bardzo rozbudowane zasoby informacyjne udostępniane przez wszystkie instytucje zaangażowane we wdrażanie programów. To właśnie wielość dostawców informacji czyni to źródło tak trudnym „w obsłudze”. Żeby nie być gołosłownym podam na prawdę kompaktową listę możliwych do odwiedzenia stron. Są to strony: Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej, Rozwoju Regionalnego, Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Środowiska, Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, 16 Regionalnych Instytucji Finansujących (RIF), 16 Regionalnych Oddziałów ARiMR (OR), urzędów marszałkowskich, urzędów wojewódzkich, Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, portalu Fundusze Strukturalne i wielu innych portali.
Jak widać źródeł informacji jest wiele i teoretycznie wiedza możliwa do zdobycia jest ogromna. Problem jednak w tym, że często informacje, które znajdziemy na stronach instytucji podległych (np. strony RIF-ów lub OR ARiMR), są sprzeczne lub mniej aktualne niż informacje ze stron instytucji nadrzędnych (np. PARP lub odpowiedniego tematycznie ministerstwa). Tak więc, żeby móc powiedzieć, że ma się kompletną wiedzę na temat konkretnego programu trzeba spędzić na prawdę sporo czasu i zweryfikować każdą informację w co najmniej dwóch źródłach, z których jednym powinien być obowiązujący akt prawny.
Drugą drogą, która w zasadzie uzupełnia pierwszą, jest odwołanie się do pomocy punktów konsultacyjnych lub informacyjnych. Są to komórki działające przy instytucjach bezpośrednio odpowiedzialnych za nabór i wstępną ocenę wniosków. Takimi instytucjami są na przykład Regionalne Instytucje Finansujące, którym Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała techniczną obsługę procesu naboru oraz Oddziały Regionalne, którym taką samą rolę przypisała Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. W każdej takiej instytucji istnieje komórka, która ma obowiązek udzielenia wszelkich informacji i porad, a także dokonania wstępnej oceny i kwalifikacji projektu inwestycyjnego pod względem dostępnych programów pomocowych.
Połączenie dwóch wyżej opisanych źródeł daje przedsiębiorcy możliwość uzyskania w miarę rzetelnej informacji na temat wymogów programowych, kwalifikowalności wydatków i niezbędnych do zgromadzenia dokumentów. Przyjęcie jednak tylko takiej strategii pozyskiwania informacji może być jednak nieco ryzykowne. Nawet najbardziej światłemu pracownikowi punktu informacyjnego nie przyjdzie bowiem do głowy, żeby poinformować zainteresowanego, że jeżeli załącza do wniosku o dotację pełnomocnictwo to jego kopię musi podpisać za zgodność z oryginałem on, a nie ten, któremu owo pełnomocnictwo zostało udzielone, albo że w kosztorysie inwestorskim trzeba zastosować określone stawki wynikające z konkretnej publikacji, albo że pod żadnym pozorem nie można nabytej w ramach dotacji rzeczy nikomu wynająć lub wydzierżawić! Oczywiście jeśli w ferworze przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej wpadniemy na pomysły, żeby o to zapytać, to odpowiedź uzyskamy. Wątpię jednak, żeby każdy znalazł czas, żeby zastanawiać się nad takimi szczegółami, których jest niestety bez liku.
Dla tych, którzy tego czasu nie mają lub mogą go lepiej wykorzystać jest trzecia droga – pozostawić całą sprawę specjalistom. Odwołanie się do pomocy firmy doradczej jest najwygodniejszym sposobem na przygotowanie wniosku. Większość tego typu firm świadczy usługi kompleksowo, pozostawiając przedsiębiorcy jedynie sprawy związane z dokumentami formalnymi (typu odpis z KRS, Regon, NIP, zaświadczenia itd.). Jednakże i tutaj trzeba się trochę przyłożyć, ponieważ w gąszczu doradców znalezienie odpowiedniego nie jest zadaniem prostym. Na tym etapie przygody naszego kraju z dotacjami unijnymi stawiać należy przede wszystkim na doświadczenie i referencje, szczególnie pod kątem konkretnej branży. Rzadko zdarza się bowiem firma, która jest specjalistą we wszystkim. Jedni sprawnie obsługują duże inwestycje infrastrukturalne, inni zaś dobrze radzą sobie z przedsiębiorcami, a jeszcze inni z rolnikami i przetwórcami. Dokonanie świadomego i przemyślanego wyboru pozwala nam na zwiększenie swoich szans na uzyskanie dofinansowania (za dobrym doradcą idzie jego doświadczenie i znajomość szczegółów niedostępny szerokiemu gronu) i uwalnia od męczącego poszukiwania, dzwonienia i wypytywania urzędników, którzy nie zawsze potrafią precyzyjnie nakierować na właściwą informację.

Wybór odpowiedniego źródła dofinansowania

Załóżmy teraz, że nie mamy zamiaru dzielić się naszym łupem (dotacją) i nie będziemy korzystać z firmy doradczej, która to, o czym będzie teraz mowa powinna zrobić za nas.
Aby móc skorzystać z dofinansowania musimy przede wszystkim dowiedzieć się do jakiej grupy beneficjentów należymy. Jeżeli chodzi o przedsiębiorców, w wielkim uproszczeniu, podział można przedstawić następująco:
1. Przedsiębiorstwa sektora rolno-spożywczego.
2. Cała reszta.

Przynależność do tych dwóch grup ustala jeden dokument – załącznik nr 1 do traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską. W tymże dokumencie zawarto spis surowców, których produkcja i przetwarzanie przesądza o zaliczeniu przedsiębiorcy do pierwszej z wymienionych grup. Jeżeli twój projekt nie dotyczy działalności związanych z wymienionymi tam produktami, to zaliczasz się do „całej reszty”.
Ustalenie kwalifikacji naszej działalności pozwala na przystąpienie do dalszego rozpoznania i ustalenia, kto zarządza przeznaczonymi dla nas funduszami. W przypadku pierwszej grupy beneficjentów sprawa jest prosta. Instytucją nadrzędną jest Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, a bezpośrednim wrażaniem programów unijnych dla sektora rolno-spożywczego zajmuje się Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa i podległe jej Oddziały Regionalne. Jeśli chodzi o wybór programu operacyjnego w tym przypadku, to sprawa jest równie prosta. Dla tego typu beneficjentów przeznaczony był i będzie tylko jeden program – obecnie jest to Sektorowy Program Operacyjny Restrukturyzacja i Modernizacja Sektora Żywnościowego oraz Rozwój Obszarów Wiejskich na lata 2004-2006, a w przygotowaniu jest już Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, który będzie jego następcą.
Sprawa jest bardziej skomplikowana dla przedsiębiorców z drugiego worka. Tutaj programów było kilka, a zasady kwalifikowalności do niektórych z nich zmieniały się równie często jak wytyczne, instrukcje i wzory wniosków. W tej grupie przedsiębiorców można także dokonać kolejnych podziałów, które przesądzają o możliwości uzyskania dofinansowania oraz jego wielkości. Większość programów przeznaczona jest dla małych i średnich przedsiębiorstw (dokładna definicja tego sektora znajduje się w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej ). Do najważniejszych programów dotacji na inwestycje przeznaczonych dla tej właśnie grupy przedsiębiorców należały:
1. Działanie 2.3 Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw.
2. Działanie 2.2.1 Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw.
3. Przedakcesyjny fundusz PHARE.

Ponadto dostępny był program skierowany wyłącznie do mikroprzedsiębiorstw – Działanie 3.4 ZPORR (do 10 pracowników) oraz program dostępny dla wszystkich przedsiębiorców związany z inwestycjami w ochronę środowiska – Działanie 2.4 SPO WKP.
Trudno tu wyznaczyć jakąś uniwersalną zasadę przyporządkowania, tym bardziej że w nowej perspektywie finansowej (2007-2013) podział środków, a co za tym idzie także wspieranych obszarów będzie zupełnie inny. W związku z tym trzeba uważnie przestudiować przede wszystkim uszczegółowienie programu oraz wytyczne dla wnioskodawców, w których znajdziemy skonkretyzowane grono adresatów danego funduszu.

Konfrontacja planowanej inwestycji z wytycznymi dla wnioskodawców oraz kryteriami oceny projektu.

Kiedy przedsiębiorca „wyłowi” już odpowiedni dla siebie rodzaj programu pomocowego, przychodzi kolej aby wgłębić się szczegółowo w wytyczne dla wnioskodawców. Tam znajdzie informacje nt. tzw. kosztów kwalifikowanych, tzn. kosztów, które kwalifikują się do refundacji dla danego działania. Tutaj musi on dokładnie przeanalizować, które z jego działań inwestycyjnych nadają się do refinansowania. Często rodzaje kosztów kwalifikowanych ujęte są ogólnie i istnieje potrzeba zasięgnięcia konkretnych informacji nt. ujęcia we wniosku poszczególnych kosztów. Przykład: W działaniu SPO ROL 1.5 skierowanego dla przetwórstwa rolno-spożywczego kwalifikowane są koszty budowy nowych obiektów i zakładów, które posiadają pomieszczenia, przeznaczone dla przetwórstwa, magazynowania, handlu hurtowego oraz przygotowania produktów do sprzedaży; jeśli w naszym planowanym do budowy zakładzie, znajdują się pomieszczenia biurowe i administracyjne, to mogą być one ujęte w kosztorysie, lecz trzeba posiadać wiedzę, że stanowią one koszt kwalifikowany, jeśli nie przekraczają 10% powierzchni całego zakładu lecz trudno się było tego doczytać z wytycznych dla wnioskodawców do działania 1.5 SPO ROL a wiedzą na ten temat dysponowały jedynie oddziały ARiMR oraz firmy doradcze, które poprzez swoją praktykę w sporządzaniu wniosków przedarły się przez tą procedurę. Ale komu z przedsiębiorców przyjdzie na myśl, aby zadać takie pytanie?
Innym aspektem jest oszacowanie swoich szans na etapie oceny merytorycznej, która jest istotna szczególnie przy ocenie wspomnianej wyżej „całej reszty” przedsiębiorców. W praktyce aby dobrze ocenić swoje szanse według przydzielanych punktów trzeba skorzystać ze specjalistycznej wiedzy. Często bowiem jesteśmy pewni, że w ramach danego kryterium uzyskamy dużą liczbę punktów, co ostatecznie może się okazać błędne. Instytucje Finansujące czy firmy doradcze przygotowujące projekty z różnych dziedzin działalności przedsiębiorców, wiedzą jakiego typu przedsięwzięcia uznawane są za innowacyjne i otrzymują wsparcie (oczywiście pod warunkiem, że mają odpowiednie doświadczenie oraz referencje w zakresie innowacyjnych projektów i współpracowały z instytutami naukowo-badawczymi, które sporządzają opinie o innowacyjności).

Zebranie i przygotowanie dokumentów.
Jeśli ustaliliśmy już dokładnie zakres inwestycji oraz rodzaj kosztów kwalifikowanych, pozostaje nam zebrać niezbędne załączniki. I tutaj cały wysiłek włożony w przygotowania do złożenia wniosku może się okazać zbędny, gdyż nie przewidzieliśmy, że np. do wniosku o dofinansowanie inwestycji podlegającej pod prawo budowlane, należy dołączyć kopię pozwolenia na budowę, którego jeszcze nie otrzymaliśmy ze względów długich procedur ich wydawania przez nasze urzędy. Niestety na nas instytucje finansujące nie będą czekały, tylko wyślą nam na etapie oceny formalnej prośbę u uzupełnienie wniosku o brakujący dokument w określonym terminie, różnym dla poszczególnych programów, lecz nigdy nie przekraczającym 14 dni. Nie przesłanie danego dokumentu powoduje automatyczne odrzucenie wniosku. Posiadanie samych dokumentów to nie wszystko - należy je także dokładnie podpisać, podbić pieczątkami i potwierdzić za zgodność z oryginałem. Pozwolenie na budowę jest jednym z przykładów ale do wniosku wymagane są często także inne dokumenty, jak np. promesa/umowa kredytowa, opinia o innowacyjności itd.

Sporządzenie wniosku o dofinansowanie.
Wreszcie przychodzi czas, aby zabrać się rzeczowo za pisanie wniosku i biznes planu czy też studium wykonalności. Z drugiej strony, trzeba pamiętać o tym, że nie otrzymamy wszystkich niezbędnych załączników do wniosku (np. promesy kredytowej), dopóki nie sporządzimy kompletnego wniosku o dofinansowanie wraz z biznes planem. Tak więc koło się zamyka a przedsiębiorca musi podołać wszystkiemu i zaspokoić informacjami wszystkich dookoła.
Samo stworzenie biznes planu czy studium wykonalności wymaga często posiadania specjalistycznej wiedzy aby napisać projekt, w którym przekonamy instytucje finansujące, że nasza inwestycja jest warta dofinansowania.

Autorzy:
Bartosz Janc – Prezes Zarządu
Wojciech Nawrocki – Członek Zarządu
METROPOLIS Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o.